A pergunta parece extremamente óbvia, simples e que todo mundo sabe a resposta, mas na verdade a administração muitas vezes é vista de forma muito mais simples do que realmente é. Além disso, somente quando o empreendedor entende o que realmente é a administração é que começa a clarear as suas reais necessidades de melhoria.
Primeiramente vamos colocar que este texto NÃO é para quem está procurando uma faculdade. Nossa intenção não é explicar como funciona a profissão e nem a formação do Administrador. Nosso objetivo aqui é aprofundar o que é administrar uma empresa, seja o gestor formado em qualquer coisa. Pois sabemos hoje que muitos empreendedores e empresários NÃO são formados em Administração. Por isso, logo de começo precisamos clarificar: para ser um excelente empresário que tem muito resultado você não precisa ser Administrador de formação, mas precisa conhecer (e muito) sobre a Administração Empresarial.
Vamos começar bem do princípio. O conceito básico da Administração Empresarial é necessidade e capacidade de gerir com qualidade todos os recursos da empresa, sejam eles recursos humanos, técnicos, financeiros, materiais etc. Administrar é em tese, ter uma visão sistêmica da empresa e seus recursos, tendo a capacidade de tomar as decisões adequadas para que estes recursos deem resultados.
Isso só é possível atuando em 4 aspectos: Planejamento, Organização, Direção e Controle. Saber destes 4 pilares não é o bastante para que o empreendedor tenha sucesso. Ele precisa entender que cada um deles precisa ser bem executado e mais: EXECUTADO DE FORMA ESTRATÉGICA. E para isso mais uma vez é necessária uma conceituação de cada um deles:
- Planejamento: Planejar é o pensar “onde se quer chegar”. A Visão empresarial dá o “Norte” e partindo dela é necessário criar diversos pontos de checagem e metas que precisam ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Ou seja, uma BOA meta é clara, concisa, objetiva, apresenta uma data ou prazo para ser atingida, deve ser pensada de forma a realmente estar conectada com as necessidades empresariais, deve ter um indicador ou uma forma de se ter certeza que ela foi atingida e ao ser elaborada ela precisa ser avaliada para ver se ela é realmente POSSÍVEL de ser realizada, tendo em vista os recursos disponíveis. Além disso, é importante definir suas metas a curto, médio e longo prazo, bem como verificar as interdependências destas metas.
- Organização: A organização tem diversos aspectos, o primeiro deles é realmente organizar a empresa, todas as questões jurídicas e contábeis envolvidas, depois tem a organização dos espaços e dos recursos. Depois disso, é a criação dos processos e, por fim, a forma mais estratégica da organização. Essa é quando se avaliam todos os recursos e se organiza a MELHOR forma de gerir tudo isso. Aqui é o momento de pensar sobre as pessoas e colocá-las nos lugares certos, isso é fundamental no processo de organização, pois se sua empresa tem uma equipe esta equipe precisa ser pensada, contratada e organizada da melhor forma. Além disso, é necessário prever as possibilidades e necessidades futuras de melhorias e investimentos, vinculando-as as metas estabelecidas e verificando se algo está faltando.
- Direção: Este é o aspecto em que muita gente acredita que é o delegar, mandar, dividir as atividades pensando no futuro da empresa. Este tipo de direção não é estratégico! A Direção Estratégica é quando o gestor pensa em desenvolver sua equipe direcionando para as metas que precisam ser cumpridas, buscando compreender a motivação da equipe, bem como provendo os recursos e ferramentas necessárias para que as pessoas possam realizar seu trabalho com excelência. A Direção precisa ser excelente! E este excelente quer dizer a busca pela excelência em cada tomada de decisão. A partir do momento que cada passo da empresa é pensado em ter máxima qualidade, a tendência é que haja mais eficácia, mais eficiência e que cada resultado seja ainda melhor.
- Controle: O controle não é ficar verificando a cada momento se seus colaboradores, estão trabalhando. O controle a que se refere aqui é o controle dos indicadores de cada uma das metas! Isso mesmo, avaliar se cada meta está sendo conquistada, mesmo que aos poucos, ver se as coisas estão em movimento. Avaliar se o que está estagnado precisa ter uma atuação urgente ou se estar estagnado faz parte de alguma estratégia. Mais ainda, é verificar quais metas estão exigindo sua atenção para que você possa tomar a melhor decisão, orientar sua equipe ou até mesmo repensar indicadores e até o negócio. Controlar é muito mais do que observar, é ter uma visão crítica sobre as questões empresariais, tentando deixar a emoção de lado e conseguindo atuar de forma objetiva. E isso para novos empreendedores e para empresários de pequenas empresas é muito difícil, pois os vínculos que se criam com o negócio e com as pessoas que trabalham nele acabam sendo próximos e muitas vezes emocionais.
Observe então, que administrar uma empresa não quer dizer que você precisa ser formado em Administração por uma faculdade, quer dizer que você precisa ter uma visão estratégica e entender de administração. Porém, vale ressaltar aqui: Uma empresa que tem um Administrador formado em sua equipe normalmente tem vantagens e uma maior rapidez para conseguir dominar os 4 aspectos da administração. Mais ainda, se você é empreendedor ou empresário de um pequeno negócio, não tem formação na área e não tem um administrador para te ajudar, nossa sugestão é procure cursos de capacitação e direcionamento seja com um mentor ou uma boa consultoria para que você evite erros primários no seu processo de gestão. A CARE tem um grupo de especialistas que se especializou em pequenas e médias empresas para poder alavancar o seu negócio. Ter uma equipe de especialistas inteira pensando no seu negócio e em como melhorá-lo é um investimento que garante maior lucratividade além de ser um aprendizado imenso para o gestor!